voorzitter van de vergadering

De vergadering wordt voorgezeten door de ‘voorzitter van de vergadering’. Deze voorzitter is dus níet de voorzitter van de VvE, maar ‘voorzitter van de vergadering’. Er is een aantal verschillende modelreglementen waarin de regels voor samenstelling van bestuur en voorzitter een andere inhoud kennen. Het begrip ‘voorzitter’ is daarmee onduidelijk en niet alle VvE’s zijn voldoende op de hoogte om deze functie juist in te laten vullen.

Hoogste orgaan VvE

Het hoogste orgaan van een Vereniging van Eigenaren is de vergadering van eigenaren. De vergadering neemt besluiten en het bestuur dient deze uit te voeren. Het bestuur is dus beperkt in zijn handelen omdat het alleen met goedkeuring van de vergadering binnen het gestelde mandaat kan optreden voor de VvE.

Voorzitters-rollen VvE

De volgende voorzittersrollen zijn te onderscheiden binnen een VvE:

VOORZITTER VAN DE VERGADERING:
-     Persoon belast met leiding van de vergadering en tevens de functie om als gemachtigde op te treden bij uitvoering  bepaalde (bijzondere) taken bestuur.

VOORZITTER VAN HET BESTUUR:
-     Wanneer het bestuur bestaat uit meerdere bestuurders, is één van de bestuurders ‘voorzitter van het bestuur’.

BESTUUR BESTAANDE UIT ÉÉN PERSOON

-     In principe moet er een aparte ‘voorzitter van de vergadering’ zijn, omdat deze in bepaalde gevallen ook moet mee tekenen met de bestuurder/administrateur voor bijvoorbeeld grote uitgaven uit het reservefonds. Wanneer het bestuur maar bestaat uit één persoon en ook nog de functie van ‘voorzitter van de vergadering’ zou vervullen, valt deze controle weg en dat is niet toegestaan.

BESTUUR BESTAANDE UIT MEERDERE PERSONEN
-     Wanneer het bestuur wel bestaat uit meerdere bestuurders, is deze controle niet noodzakelijk. Wanneer de penningmeester een belangrijke uitgave of handeling moet verrichten, zijn er namelijk nog één of meer andere bestuursleden die kunnen voorkomen dat deze persoon onjuist handelt. In dat geval mag sinds het modelreglement van 1992 de ‘voorzitter van het bestuur’ dezelfde persoon zijn als de ‘voorzitter van de vergadering’.

Regels voor bestuur en voorzitter in modelreglement.

Hieronder vindt u volgens het modelreglement een beknopt overzicht van de regels die worden gesteld inzake het bestuur en de voorzitter:

Modelregelement 2006:

Het bestuur wordt gevormd door een oneven aantal van één of meer bestuurders. Indien het bestuur uit meer bestuurders bestaat, benoemt het uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Indien het bestuur uit meer dan één persoon bestaat, kunnen de functies van ‘voorzitter van het bestuur’ en ‘voorzitter van de vergadering’ in één persoon verenigd zijn.

Het bestuur van de VvE

De bestuurder van de VvE wordt door vergadering benoemd en ontslagen (artikel 5:131 BW). Na benoeming wordt deze relatie beschouwd als een overeenkomst van opdracht (artikel 7:400 e.v. BW). Hieruit vloeit voort dat de bestuurder de zorg heeft van een goed opdrachtnemer, het bestuur de aanwijzingen van de vergadering dient op te volgen en het bestuur de vergadering dient te informeren en aldaar rekening en verantwoording dient af te leggen. De bestuurder kan slechts in enkele gevallen zonder besluit van een vergadering eigenmachtig beslissingen nemen:

• over onderhoud mits daarmee niet een bedrag is gemoeid, dat boven een door de vergadering vastgesteld bedrag ligt (artikelen 52 lid 2 MR 2006);
• over periodiek onderhoud en noodzakelijke vernieuwingen voor zover de daarop betrekking hebbende kosten in de balans van de VvE zijn gereserveerd (artikel 53 lid 4 MR 2006);
• over beheer van de middelen van de VvE tenzij de vergaderingen beperkingen te dien aanzien heeft opgelegd – denk aan een op de juiste manier beleggen van die middelen – (artikel 5:131 lid 3 en lid 4 BW);
• over rechtshandelingen en kwijtingen, een belang van een door de vergadering vastgesteld bedrag niet te boven gaande (artikelen 53 lid 5 MR 2006);
• over beslagmaatregelen en het voeren van gerechtelijk verweer (idem) en;
• over spoedeisende en noodzakelijke maatregelen, welke uit een normaal beheer voortvloeien (artikelen 53 lid 6 MR 2006). 

Overschrijding van bevoegdheden

In de praktijk komt het echter nog weleens voor dat het bestuur de in het splitsingsreglement aan haar gegeven bevoegdheden overschrijdt. Het is dan zaak dat de vergadering van eigenaars daartegen actie onderneemt. De vergadering van eigenaars is en blijft immers het hoogste orgaan van de VvE. Door bestuurders wordt dit nog weleens vergeten.

Indien en voor zover het bestuur haar bevoegdheden heeft overschreden kan dit in bepaalde gevallen zelfs tot aansprakelijkheid van het bestuur leiden. Van belang is in ieder geval dat de vergadering van eigenaars, alsmede de kascommissie toezicht houdt op het handelen van het bestuur en omissies van het bestuur tijdig kenbaar maakt binnen de VvE.

Vergelijking met een ‘gewone’ boek 2 vereniging

Bij een vergelijking van de macht van het bestuur van een gewone boek 2 vereniging blijkt dat het bestuur van de VvE een minder zelfstandige positie inneemt. De bestuurder van een gewone boek 2 vereniging is belast met het besturen van de vennootschap en met haar vertegenwoordiging in en buiten rechte. Daarbij behoeft het bestuur doorgaans, tenzij de statuten anders bepalen, geen bepaalde gedragslijn van haar leden te laten voorschrijven. Uiteraard is ook deze bestuurder wel verantwoording aan de leden verschuldigd. De functie van bestuur bij een VvE is daarentegen veel beperkter. Op grond van artikel 5: 131 BW beheert het bestuur de middelen van de VvE en draagt zij zorg voor de tenuitvoerlegging van de besluiten van de vergadering van eigenaars. De vergadering van eigenaars heeft daarbij de bevoegdheid het bestuur aanwijzingen met betrekking tot de uitoefening van haar taak te geven. De bevoegdheden van de bestuurder van de VvE zijn dan ook veel beperkter dan die van het bestuur van andere verenigingen.

Verwarring begrip voorzitter

Tot slot wordt vaak gesproken over de voorzitter van de VvE. Hoewel dit een veel gehoorde titel is bestaat die functie feitelijk helemaal niet en wordt deze doorgaans verward met de voorzitter van het bestuur. De enige voorzitter, die in de wet voorkomt, is de voorzitter van de vergadering. De voorzitter van een vergadering heeft twee – nogal beperkte – taken: hij vervangt de bestuurder bij belet of ontstentenis en hij leidt de vergadering van eigenaars (artikel 45 lid 6 MR 2006). Voorts kan er binnen de VvE een voorzitter van het bestuur zijn, in dat geval is deze voorzitter geen voorzitter maar bestuurder. Men dient de voorzitter van het bestuur dan ook niet te verwarren met de voorzitter van de vergadering van eigenaars.